Новиот Закон за архивски материјал и архивска дејност започнува да се применува од 1 јуни 2026 година и воведува значајни обврски за компаниите и институциите, особено во делот на електронската архива, дигиталното управување со документи и системите за долгорочно чување на електронски записи.

Со новите законски решенија, електронската документација и електронската архива добива значително поголемо практично и правно значење. Имателите на архивски и документарен материјал се должни да обезбедат електронските документи да се чуваат во изворна форма, во изворна форма која овозможува трајност и интегритет на електронските записи.

Истовремено Законот предвидува дека јавниот електронски архивски материјал задолжително треба да се чува на најмалку две физички одделени локации, од кои едната претставува локација за опоравување од катастрофи, оддалечена најмалку 100 километри.

Во овој текст ќе дознаете кои се новите законски барања, што треба да содржи системот за електронско архивирање и што треба компаниите да преземат пред започнување на примената на законот.

Оваа страница е дел од нашата правна експертиза од областа на деловното работење и корпоративната усогласеност.

• Електронската архива станува значаен дел од законските обврски за управување со документација

Законот предвидува и воспоставување соодветен информациски систем за канцелариско и архивско работење, како и интерни процедури за работа со електронски документи. Дополнително, правните лица ќе треба да воспостават архивски план, листа на архивски материјал и листа на документарен материјал со рокови за чување, како и да определат одговорно лице или организациска единица за архивско работење.

Особено важно е што уништувањето на документарниот материјал ќе може да се врши само согласно законска постапка и, во определени случаи, со претходна согласност од Државниот архив.

Во пракса, ова значи дека компаниите навремено треба да направат правна и организациска проверка на своите системи за управување со документација, електронска архива и интерни политики за чување и заштита на деловните записи.

Навремената усогласеност е особено важна за компании кои работат со поголем обем на договори, HR документација, финансиски записи, електронска кореспонденција и дигитални деловни процеси.

• Практична препорака пред 1 јуни 2026 година

Компаниите треба навремено да направат правна и организациска проверка на своите системи за архивирање и управување со документација. Во пракса, ова најчесто подразбира:

• подготовка на интерни акти и процедури;
• воспоставување архивски план и листи;
• определување одговорни лица;
• воспоставување политики за електронско чување и уништување документација.

Навремената усогласеност е особено важна за компании кои работат со поголем број договори, електронски документи, HR документација, финансиски записи и деловна кореспонденција.

• Често поставувани прашања

Oд кога започнува примената на законот?

Законот за архивски материјал и архивска дејност започнува да се применува од 1 јуни 2026 година.

Дали електронските документи мора да се чуваат во оригинална форма?

Да. Законот предвидува електронскиот архивски и документарен материјал да се чува во изворната форма во која е создаден.

Дали компанијата мора да има процедура за електронска архива?

Да. Законот предвидува воспоставување процедура за работа со електронски документи.

Дали е дозволено уништување на стара документација?

Само согласно законска постапка и, во определени случаи, со согласност од Државниот архив.

Правна поддршка за електронска архива и усогласеност

Електронската архива повеќе не претставува само техничко прашање, туку и значаен дел од правната усогласеност и корпоративното управување. Навремена правна поддршка може да помогне компанијата да воспостави усогласен систем за електронско архивирање, заштита и управување со документација согласно новите законски барања во Северна Македонија.